Datové schránky a elektronické podpisy pro podnikatele

Informační systém datových schránek začal aktivně fungovat již 1. 1. 2009, na podkladě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZEÚAKD“).

Od uvedeného data ovšem tento předpis prošel několika novelizacemi. Je třeba také dodat, že problematiku elektronické komunikace nalezneme v českém právním řádu poměrně roztříštěně v řadě dalších zákonů. Dříve, než však přejdeme ke konkrétním změnám zapříčiněným právě zmíněnou novelizací, věnujme několik slov obecným aspektům řešené věci.

S odkazem na ustanovení § 2 ZEÚAKD, lze datovou schránku vymezit jako elektronické úložiště sloužící k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a rovněž k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Od zavedení elektronické komunikace, zejména pokud jde o orgány veřejné moci, si Ministerstvo vnitra slibovalo především urychlení korespondence, odstranění problémů s doručováním a shodně i urychlení procesu předávání dokumentů. Nutno podotknout, že právní úprava předestřená ve výše zmíněném předpise počítala s povinným zavedením datových schránek pro orgány veřejné moci (současně i pro územní samosprávné celky), právnické osoby zapisované do obchodního rejstříku, právnické osoby zřízené zákonem či organizační složky zahraniční právnické osoby zapisované do obchodního rejstříku. Jde-li o fyzické osoby, případně podnikající fyzické osoby, těmto zřizovalo Ministerstvo vnitra datovou schránku bezplatně pouze na žádost (odlišný režim se uplatní v případě advokátů, insolvenčních správců, potažmo daňových poradců).

Elektronická komunikace s ČSSZ

Povinnost komunikace s orgány sociálního zabezpečení či nemocenského pojištění elektronickou formou se stala účinnou k 1. 1. 2013. Za účelem usnadnění přechodu na tento nový model však ČSSZ zavedla přechodné roční období končící 31. 12. 2013. Jde-li tak např. o přehledy o příjmech a výdajích OSVČ, oznámení o zahájení samostatné výdělečné činnosti či přihlášky OSVČ k účasti na nemocenském nebo důchodovém pojištění, mohou být od nového roku podávány pouze elektronicky (s odkazem na ustanovení § 123e odst. 2 písm. a) zákona č. 582/1991 Sb., zákon o organizaci a provádění soc. zabezpečení, v platném znění).

Finanční úřady a plátci DPH 

Novelizaci řešící otázku elektronických podání se nevyhnul ani zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů („ZDPH“). Ustanovení § 101a ZDPH zahrnující úpravu povinné elektronické formy podání stanoví povinnost elektronické komunikace pro všechny plátce DPH, jejichž roční obrat překročil 6 milionů korun, a zároveň trvá nejméně 6 měsíců. V kontextu řečeného se jedná o podání daňových přiznání, dodatečných daňových přiznání, hlášení nebo příloh k daňovému přiznání, dodatečnému daňovému přiznání a příloh k hlášení. Obdobná situace platí i v případě přihlášky k registraci a oznámení o změně registračních údajů.  Správce daně má samozřejmě povinnost zveřejnit elektronickou adresu příslušné podatelny, na kterou mohou plátci daně dokumenty elektronicky zaslat.

Datová schránka versus elektronický podpis

Variantu odlišnou od zřízení datové schránky představuje využití elektronické podatelny. K podání učiněného touto formou je nicméně zapotřebí tzv. kvalifikovaný, resp. zaručený elektronický podpis. Kromě jiného prokazuje totožnost konkrétní osoby, nadto zaručuje, že se obsah listiny žádným způsobem od chvíle podepsání nezměnil.  Jeho nevýhoda oproti zřízení bezplatné datové schránky spočívá v poplatku za kvalifikovaný certifikát. Předpokládá i určitou míru znalosti technického prostředí. 

Vzhledem k tomu, že přístup do datové schránky je umožněn většímu počtu uživatelů, objevuje se v praxi nebezpečí zaslání dokumentů ze strany neoprávněné osoby. Za účelem zabránění obdobným případům lze doporučit zřízení jak datové schránky, tak kvalifikovaného elektronického podpisu. Právní teorie se doposud v otázce nutnosti jeho použití u dokumentů zasílaných datovou schránkou neshoduje. Snížení rizika falšování elektronických podání lze však tímto způsobem eliminovat.

Na závěr přidejme ještě poslední upozornění pro OSVČ a živnostníky, kteří při podávání žádosti o zřízení datové schránky musí zvolit žádost týkající se fyzické podnikající osoby nikoli pouze fyzické osoby. Jde-li pak o tzv. kvalifikované certifikáty, jejichž součást tvoří kvalifikovaný elektronický podpis, musí být odlišovány od tzv. komerčních certifikátů, zásadně neuznávaných ze strany jednotlivých úřadů státní správy.